Um genau die relevanten Zielgruppen an den eigenen Messestand zu bringen, nutzen Industrieunternehmen zunehmend strategische Pressearbeit. Konsequent umgesetzt bieten die PR-Instrumente bei vergleichsweise geringen Investitionen eine hohe Informationstiefe und Glaubwürdigkeit. Doch wie wird erfolgreiche Pressearbeit vor, während und nach der Fachmesse umgesetzt?
Für eine erfolgreiche Messekommunikation mit den Fachmedien gelten bestimmte Voraussetzungen: Nur professionelle und den gängigen journalistischen Anforderungen entsprechende Beiträge werden veröffentlicht. Denn gerade vor einer Messe wie der Euroblech selektieren Journalisten konsequent, da ihnen zu diesem Anlass enorm viel Material angeboten wird. Neben der Textqualität sind auch das exakte Timing und die Planung aller Presseaktivitäten entscheidend für den Erfolg der Fachpressearbeit im Messeumfeld.
Deshalb sollten Industrieunternehmen zunächst drei grundsätzliche Kriterien bei der Planung ihrer Pressearbeit berücksichtigen. Im Unternehmen muss es einen Presseverantwortlichen geben. Das kann ein Pressesprecher, der Marketingleiter oder ein Mitglied der Geschäftsleitung sein. Ganz wichtig: Der Ansprechpartner sollte die Arbeitsweise von Journalisten kennen, ein Grundverständnis für die Vorgehensweise von Redakteuren mitbringen und sich mündlich und auch schriftlich klar artikulieren können. Ein weiteres wichtiges Kriterium für erfolgreiche Pressearbeit ist Kontinuität.
Wer punktuell — im schlechtesten Fall einmal im Jahr zur Messe — eine Presseinformation herausgibt, sollte sich nicht über mangelnde Abdrucke wundern. In der Dauerhaftigkeit liegt der Erfolg begründet.
Der kontinuierliche Kontakt mit allen relevanten Redakteuren ist darüber hinaus auch dem dritten grundlegenden Erfolgskriterium zuträglich: einer vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Redakteuren. Journalisten sind Mittler zwischen den Unternehmen und deren Zielgruppen. Sie benötigen professionell aufbereitete Informationen, um erfolgreich zu arbeiten. Falsche Informationen fallen negativ auf das eigene Unternehmen zurück.
PR-Maßnahmen
Im Hinblick auf Industrie-Fachmessen unterscheidet man generell drei Phasen der Fachpressearbeit: 1. die Vorberichterstattung, 2. die Präsenz im direkten Messeumfeld und 3. die Nachberichterstattung. Von entscheidender Bedeutung ist die Vorberichterstattung in der Fachpresse. Nachweislich nutzen Fachleute zur Vorbereitung ihres Messebesuchs das Informationsangebot ausgewählter Fachzeitschriften. Die Berichterstattung bietet Firmen daher eine hervorragende Möglichkeit, ihre Zielgruppen auf neue Produkte und Dienstleistungen aufmerksam zu machen. Verpasst der Presseverantwortliche den richtigen Zeitpunkt für die Vorberichterstattung, wird es dem Unternehmen schwer fallen, ein so breites Fachpublikum vergleichbar glaubwürdig und informativ zu erreichen. Aus diesem Grund sollte circa drei Monate vor Messebeginn eine ausführliche, klar strukturierte Pressemitteilung mit geeignetem Bildmaterial an alle Fachmedien des aktuellen Presseverteilers versandt werden. Sind persönliche Gespräche mit Journalisten am Messestand geplant, empfiehlt es sich, spätestens sechs Wochen vor Messestart eine Einladung an die relevanten Fachjournalisten zu senden. Da Journalisten nur in seltenen Fällen direkt auf diese Einladung reagieren, ist ein telefonischer Nachkontakt ein bis zwei Wochen vor Messebeginn notwendig und erfolgversprechend. Große Bedeutung hat auch die aussagekräftige Pressemappe, in der Journalisten die wichtigsten Informationen zum Unternehmen und seinen Produkten finden. Unternehmen können außerdem drei bis fünf Wochen vor Messestart beim Veranstalter ein Pressefach im Pressezentrum mieten und dort während der Messe einen Großteil ihrer Mappen platzieren. Einige Pressemappen sollten darüber hinaus am Messestand bereitgehalten werden.
In der Regel bieten sich Journalistengespräche auf der Messe nur dann an, wenn das Unternehmen zusätzliche, für das jeweilige Fachmedium relevante Hintergrund-Informationen bieten kann.
Journalistengespräche
Geeignete Themen sind beispielsweise vertiefende Fakten zur Messeneuheit, zu weiteren Produkten des Unternehmens oder zur übergeordneten Unternehmensstrategie. Firmen können den jeweiligen Redakteuren dazu exklusive Beiträge anbieten, die vorbereitet und damit sofort verfügbar sind. Informationen zum Unternehmen und seinen Produkten finden. Unternehmen können außerdem drei bis fünf Wochen vor Messestart beim Veranstalter ein Pressefach im Pressezentrum mieten und dort während der Messe einen Großteil ihrer Mappen platzieren. Einige Pressemappen sollten darüber hinaus am Messestand bereitgehalten werden. In der Regel bieten sich Journalistengespräche auf der Messe nur dann an, wenn das Unternehmen zusätzliche, für Aus diesen Gesprächen ergeben sich darüber hinaus leicht Vereinbarungen über weitere Anwenderberichte, Fachbeiträge oder auch Journalistenbesuche im Unternehmen. Bei der Definition von relevanten Themen für Journalistengespräche sowie der Realisierung der verschiedenen Maßnahmen greifen Industrieunternehmen gerne auf das Knowhow spezialisierter PR-Agenturen zurück. Diese verfügen über jahrelange Kontakte zu Fachjournalisten und bieten sich als kompetente Vermittler zwischen Unternehmen und Redaktionen an.
»Eine Pressekonferenz während der Messe sollte die Ausnahme sein.«
Hat ein Unternehmen für eine Pressekonferenz relevante Informationen zu verkünden, dann muss diese Veranstaltung frühzeitig beim Messeveranstalter angemeldet und entsprechende Räumlichkeiten gebucht werden. Die Einladungen gehen am besten bereits vier bis sechs Wochen vor der Pressekonferenz schriftlich an die Journalisten. Einige Tage vor der Veranstaltung empfiehlt es sich, die anstehende Pressekonferenz telefonisch bei den Journalisten ins Gedächtnis zu rufen. Nach Abschluss der Messe sollten Unternehmen außerdem die Möglichkeit nutzen, die bestehende Pressemappe mit einem ergänzenden Messeabschlussbericht an interessierte Journalisten zu senden, die die Messe nicht besuchten, um so Abdrucke in der Messe-Nachberichterstattung zu maximieren.
Leitfaden
Ein neuer Leitfaden der PR-Agentur additiv pr gibt einen detaillierten Überblick über Voraussetzungen effizienter Fachpressearbeit. Arbeitsmaterialien und Planungsinstrumente finden sich darin ebenso wie ein umfassender Terminplaner mit Checkliste zur Messevorbereitung und nützliche Informationen zum Presseservice der Messeveranstalter. Ergänzt werden diese Planungsinstrumente durch wichtige Kontaktadressen zu den Themen Realisation und Bewertung der Fachpressearbeit. Interessenten können den aktuellen Leitfaden »Pressearbeit im Umfeld von Industrie- Fachmessen« im Internet unter www.additiv-pr.de kostenlos ordern.
Die additiv pr
1998 gegründet, gehört additiv pr zu den erfahrensten inhabergeführten PR-Agenturen für die Themenbereiche Logistik, Stahl und Maschinen- und Anlagenbau in Deutschland. Schwerpunkt der Agenturaktivitäten sind strategische PR-Beratung, klassische Pressearbeit, Media Relations sowie Corporate Publishing. Im Bereich Pressearbeit im Umfeld von Industrie-Fachmessen verfügt die Agentur über langjähriges fundiertes Know-how. Auf der Referenzliste der spezialisierten PR-Agentur finden sich namhafte Unternehmen, wie etwa Remmert, Schmolz + Bickenbach, Kaltenbach und ThyssenKrupp Schulte.
